Tutorial - Contabilização da Folha

Conteúdo


Introdução

No módulo de folha de pagamento do aplicativo Rumo está disponível o processo de integração contábil, que é responsável em extrair os valores dos recibos de pagamento e efetuar lançamentos contábeis automaticamente no módulo contábil. Este tutorial apresentará os passos necessários para configurar a contabilização da folha de pagamento.
Alguns critérios devem ser observados antes de iniciar o processo de configuração. Se determinada empresa contabiliza férias e 13º por regime de caixa, ou seja, será provisionado toda a despesa no próprio mês da geração do recibo, deverá configurar os recibos de férias e 13º diferente de uma empresa que opte realizar a provisão mensal de 1/12 (por competência).
Inicialmente deve ser habilitado nas empresas a integração contábil. Para isso, acesse Arquivos/Empresas e altere a empresa desejada. Localize o campo Integração Contab. na guia 4-Folha, e coloque a opção para Sim.

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1-Criação de grupos de contabilização para eventos

É necessário informar para cada evento do sistema como deve se comportar na contabilidade (débito, crédito, histórico). Porém, acaba tornando-se trabalhoso devido a quantidade de eventos que existe, sendo que muitos deles possuem a mesma natureza, como Hora Extra 50%, Hora Extra 60%, Hora Extra 100%, D.S.R. Horas Extras.
O módulo de integração conta com Grupos Contábeis para "agrupar" os eventos que possuem o mesmo comportamento na contabilidade. O primeiro passo da integração contábil é definir os grupos contábeis da folha. Por exemplo:
Grupo
Eventos
RemuneraçãoSalário Base, Adicional Periculosidade, Adicional Noturno, Quinquenio, Gratificações
Contribuições SindicaisContribuição Sindical, Contribuição Assistencial, Contribuição Confederativa
Convênio SupermercadoDesconto Supermercado

Perceba que os Eventos estão agrupados dentro de um contexto de acordo com a conta contábil no plano de contas. Eventos como Comissões e Hora Extra 50% poderiam estar no grupo Remuneração caso a empresa opte em provisionar esses proventos junto da mesma conta contábil de despesa. Caso exista "pelo menos uma empresa no Rumo" que opte em separar esses eventos em contas diferentes, deverá criar grupos conforme o evento. Exemplo:
Grupo
Eventos
ComissõesComissões, DSR Comissões, Gratificações
Horas ExtrasHora Extra 50%, Hora Extra 100%, DSR Hora Extra

Para criar esses grupos no Rumo, acesse o menu Arquivos/Folha/Integração Contábil, e clique em Incluir.

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Após a inclusão dos grupos, é necessário identificar no cadastro dos eventos da folha a qual grupo eles pertencem. Para isso, acesse Arquivos/Folha/Eventos. Altere os eventos desejados informando o campo Integr.Contábil de acordo com seu grupo, depois grave o registro.

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Atenção: Os grupos da integração contábil são cadastrados apenas uma única vez para todas as empresas cadastradas no Rumo. É aconselhável criar quantos grupos forem necessários, para agrupar seus eventos o mais detalhado possível. Da mesma forma o cadastro de eventos é único para todas as empresas.


2-Configurando lançamentos padrão para eventos

Após a inclusão dos grupos da integração contábil e ajustado os eventos para seu determinado grupo, o próximo passo será configurar o comportamento desses grupos no plano de contas, em qual conta será debitado e creditado o valor correspondente ao grupo.
Para isso, o módulo contábil conta com um cadastro de Lançamentos Padrão que permite informar a conta contábil onde efetuará o débito e uma conta para o crédito, assim como o histórico do lançamento.
Atenção: A configuração dos lançamentos padrão será feita para cada grupo da integração. Esta configuração será feita individualmente para cada empresa do sistema, pois as empresas podem ter planos de contas distintos. Para facilitar esse processo, o sistema conta com um mecanismo de sincronismo de configuração, que copia toda a configuração da empresa para outras com o mesmo plano de contas. Para mais detalhes veja em Sincronizar Integração Contábil. Não será preciso configurar para cada filial, caso houver.

Para configurar os lançamentos padrão dos grupos, entre na tela Arquivos/Folha/Integração Contábil e clique em Alterar.

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Neste momento aparecerá a configuração pertinente a empresa logada no sistema. Para incluir ou modificar as configurações de outra empresa, deverá logar primeiramente nela e depois repetir o processo.
Caso exista um registro constando o nome da empresa, basta clicar em Alterar para modificar a configuração. Se estiver em branco a tabela, clique em Incluir para adicionar uma nova configuração para essa empresa.

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Perceba que existem várias guias nesta tela, referindo-se a cada tipo de folha de pagamento existente no sistema. Para configurar um grupo contábil da integração deverá ser informado Lançamentos Padrão para cada tipo de folha. Isso acontece porque os Eventos são únicos para qualquer tipo de recibo. O mesmo evento de Comissões será utilizado para férias, décimo terceiro, rescisão e recibo normal. Logo, um grupo contábil tem serventia para todos os tipos de folhas e deve ser informado um lançamento padrão para cada campo de configuração.

2.1-Recibos de Pagamento

Para configurar os eventos de um recibo de pagamento normal, será utilizado o primeiro campo da guia 1-Geral. Todos os eventos desse grupo contábil que foram "encontrados" no recibo normal utilizarão esse lançamento padrão para efetuar o lançamento contábil no módulo contábil.
Logo abaixo alguns exemplos de grupos contábeis:
2.1.1-Remuneração
No grupo Remuneração encontra-se eventos como: Salário Base, Adicional Noturno, Adicional de Insalubridade, Remuneração de Férias, Adicional 1/3 de Férias, Férias em Dobro, Comissões, Hora Extra 50%, Pró-Labore, Frete, 13º Salário, etc.
Veja que foi citado eventos peculiares ao seu próprio tipo de recibo.
Grupo Remuneração
Recibo
Eventos
NormalSalário Base, Adicional Noturno, Adicional de Insalubridade, Comissões, Hora Extra 50%
FériasRemuneração de Férias, Adicional 1/3 de Férias, Adicional Noturno, Adicional de Insalubridade, Comissões, Hora Extra 50%
Décimo Terceiro13º Salário, Adicional Noturno, Adicional de Insalubridade, Comissões, Hora Extra 50%
RescisãoSalário Base, Remuneração de Férias, Adicional 1/3 de Férias, 13º Salário, Adicional Noturno, Adicional de Insalubridade, Comissões, Hora Extra 50%
SócioPró-Labore
AutônomosFrete

Alguns eventos serão localizados apenas em sua folha pertinente. O evento de Remuneração de Férias vai ser localizado no Recibo de Férias. Por outro lado, o evento Comissões pode aparecer em mais recibos como Férias, Décimo Terceiro, Recibo Normal, Rescisão.
Dessa forma, o grupo Remuneração serve para proventos de qualquer tipo de recibo, mas cada tipo de recibo vai se comportar diferente no plano de contas.

Para configurar os proventos de um recibo normal, deverá informar um lançamento padrão no primeiro campo da guia 1-Geral, que possui as características semelhantes a este exemplo:
D: Ordenados e Salários (nas Despesas) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)

2.1.2-Evento de Salário Família
O evento de salário família vai pertencer a um grupo próprio para ele - Salário Família, pois seu comportamento difere dos demais proventos. Não é uma despesa da empresa, pois pode abater da guia de INSS.
Sua configuração será feita no primeiro campo da guia 1-Geral, porém em um novo grupo a qual esse evento percence.
O lançamento padrão a ser informado deverá ser semelhante a este exemplo:
D: INSS a Recolher (no Passivo) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)

Caso aconteça dessa dedução da guia de INSS não ser apropriado no mês, a configuração deverá ser diferente. Veja mais em Apropriação de Compensação
2.1.3-Evento de Desconto de INSS
O evento de desconto de INSS vai pertencer a um grupo próprio para ele - Desconto INSS. Esse evento é um desconto e será configurado no primeiro campo da guia 1-Geral. Note que esse evento será localizado em outros tipos de recibo. Desta forma, deverá ser configurado para cada tipo de folha folha seu comportamento.
Recibo Normal primeiro campo: 1-Geral
D: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)
Sócios segundo campo: 1-Geral
D: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)
Autônomos terceiro campo: 1-Geral
D: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)
13º segundo campo: 2-13º Salário
D: Décimo Terceiro a Pagar (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)
Férias primeiro campo: 3-Férias
D: Férias a Pagar (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)
Rescisão (Saldo de Salário) primeiro campo: 4-Rescisão
D: Rescisões a Pagar (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)
Perceba que existe recibos de 13º e férias dentro da rescisão, como férias é indenizado não haverá recolhimento de INSS, logo para ele não será preciso configurar. Para 13º é necessário.
13º na Rescisão segundo campo: 4-Rescisão
D: Rescisões a Pagar (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)

Muitas empresas trabalham apenas com uma conta no passivo para pagamento de remunerações (Salários a Pagar). Fica a critério da empresa utilizar lançamentos padrão conforme a necessidade.
Existe outra forma de configurar o INSS das férias, veja mais em Tutorial - Conta Transitória INSS Férias.
2.1.4-Evento de Convênio Médico, Supermercado, Farmácia
Para cada evento de desconto que haverá contas contábeis distintas no plano, deverá ser criado um novo grupo contábil na integração. Por exemplo, empresas que tiverem convênio com um supermercado, deverão criar um grupo Supermercado, e configurar no primeiro campo da guia 1-Geral com um lançamento padrão com as seguintes características:
D: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo) C: Supermercado a Pagar (no Passivo)

2.1.5-Adiantamento de Salário
Os Vales de adiantamento possuem dois processos no sistema para fins de contabilização. O primeiro se deve ao ato do pagamento ao funcionário. O segundo do desconto na folha de pagamento do mês.
Para o recibo de pagamento de adiantamento, deverá ser criado um grupo Adiantamento de Salário, e configurar um lançamento padrão no primeiro campo da guia 1-Geral, com as seguintes características:
D: Adiantamento Salarial (no Ativo) C: Caixa/Banco (no Ativo)

Para contabilizar o desconto, será criado um novo grupo Desconto Adiantamento e configurar um lançamento padrão dessa forma:
D: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo) C: Adiantamento Salarial (no Ativo)

Caso a empresa não gere recibos de adiantamento de salário e opte em fazer diretamente o desconto em folha, não haverá necessidade criar um grupo para os vales de adiantamento, apenas para o desconto em folha. Cabe a empresa decidir como será feita a contabilização, contra uma conta de Adiantamento, ou diretamente contra o caixa.
2.1.6-FGTS
O FGTS do funcionário é uma despesa paga pela empresa. No Rumo existe um evento que demonstra o cálculo deste encargo, porém, o evento não é provento nem desconto, apenas um evento de "representação de cálculo".
Este evento vai pertencer a um grupo próprio para ele - FGTS. Note que esse evento será localizado em outros tipos de recibo. Desta forma, devera ser configurado para cada tipo de folha folha seu comportamento.
A configuração do FGTS varia para cada empresa dependendo do regime adotado: caixa ou competência. Essa variação acontece nas folhas que envolve Férias e 13º Salário. Veja o exemplo de lançamentos para o regime de caixa:
Recibo Normal primeiro campo: 1-Geral
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Sócios segundo campo: 1-Geral (caso haja FGTS na empresa)
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Autônomos terceiro campo: 1-Geral
Não informar
13º primeiro e segundo campo: 2-13º Salário
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Férias primeiro campo: 3-Férias
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Rescisão (Saldo de Salário) primeiro campo: 4-Rescisão
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Perceba que existe recibos de 13º e férias dentro da rescisão, como férias é indenizado não haverá FGTS, logo para ele não será preciso configurar. Para 13º é necessário.
13º na Rescisão segundo campo: 4-Rescisão
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)


Para o regime de competência haverá alterações em alguns campos:
Recibo Normal primeiro campo: 1-Geral
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Sócios segundo campo: 1-Geral (caso haja FGTS na empresa)
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Autônomos terceiro campo: 1-Geral
Não informar
13º primeiro e segundo campo: 2-13º Salário
D: Provisão 13º FGTS (no Passivo) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Férias primeiro campo: 3-Férias
D: Provisão Férias FGTS (no Passivo) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Rescisão (Saldo de Salário) primeiro campo: 4-Rescisão
D: FGTS (nas Despesas) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Perceba que existe recibos de 13º e férias dentro da rescisão, como férias é indenizado não haverá FGTS, logo para ele não será preciso configurar. Para 13º é necessário.
13º na Rescisão segundo campo: 4-Rescisão
D: Provisão 13º FGTS (no Passivo) C: FGTS a Recolher (no Passivo)

2.1.7-Evento de Licença Maternidade
O rumo trata o salário maternidade dentro dos recibos normais. O sistema considera esse afastamento como dias trabalhados normalmente pela pessoa. Eventos como Salário Base, Comissões, entre outros, serão utilizados para compor a remuneração dela. Mesmo eventos de um recibo normal.
Porém, existe um evento 41-Salário Maternidade, que não é um provento nem desconto, mas um evento de "representação de cálculo". Esse evento apresentará o valor total da remuneração referente ao afastamento.
Levando em conta que os eventos de remuneração serão contabilizados normalmente na despesa Ordenados e Salários, esse evento de afastamento será responsável para retirar o valor do afastamento da despesa da empresa.
Para isso, deverá criar um grupo próprio para esse evento - Salário Maternidade. Sua configuração será feita no primeiro campo da guia 1-Geral, com um lançamento padrão com as seguintes características:
D: INSS a Recuperar (no Ativo) C: Ordenados e Salários (nas Despesas)

Veja que o valor debitará em uma conta no ativo, INSS a Recuperar. Isto porque pode acontecer que o valor da maternidade pode não ser abatido totalmente no mês, gerando saldo a compensar para o próprio mês. Veja mais em Apropriação de Compensação
2.1.8-Evento de Prorrogação de Licença Maternidade 60 dias
Para empresas aderentes ao Programa Empresa Cidadã, a funcionária gestante pode requerer a prorrogação da licença-maternidade por mais 60 dias. Esses dois meses de afastamento não serão compensados na GPS. Poderá ser abatido do imposto de renda da empresa.
A prorrogação será representada pelo evento 46-Prorrogação Salário Maternidade que constará no recibo normal, identificando o montante destinado ao pagamento da funcionária.
Na integração contábil deverá criar um grupo próprio para esse evento - Prorrogação Salário Maternidade. Sua configuração será feita no primeiro campo da guia 1-Geral, com um lançamento padrão com as seguintes características:
D: Prorrogação Maternidade a Recuperar (no Ativo) C: Ordenados e Salários (nas Despesas)

Nesta conta haverá um crédito que poderá ser apropriado manulmente para fins de dedução do imposto de renda.
2.1.9-Evento de Desconto de Afastamento
Afastamentos do tipo doença ou acidente de trabalho não serão despesas da empresa. Este benefício será pago direto pelo INSS.
Na contabilização do rumo, o sistema considera todos os eventos como despesa da empresa. Porém, existe o evento 39-Dias Afastados (para doença) e o evento 40-Dias Afastados (Preserva FGTS) (para acidente). Estes eventos deverão fazer uma operação inversa da provisão da remuneração.
Para isso, deverá criar um grupo próprio para esses eventos - Dias Afastados. Sua configuração será feita no primeiro campo da guia 1-Geral, com um lançamento padrão com as seguintes características:
D: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo) C: Ordenados e Salários (nas Despesas)

2.2-Recibos de Sócios

A configuração para pagamento de Pró-labore pode estar junto de grupo contábil Remuneração na integração.
Basta informar uma lançamento padrão no segundo campo na guia 1-Geral, com as seguintes características:
D: Pró-labore (nas Despesas) C: Pró-labore a Pagar (no Passivo)

ou com outra conta no passivo:
D: Pró-labore (nas Despesas) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)

Atenção: Caso desejar criar um grupo contábil próprio para Pró-labore, deverá informar no evento de pró-labore o campo a qual grupo ele pertence. Para Distribuição de Lucro se houver divergências nas contas do plano, deverá ser criado um grupo próprio.

2.3-Recibos de Autônomos

Os recibos de autônomos são utilizados para diversos tipos de serviços, como fretes, honorários contábeis, limpeza, etc. Para tal, é necessário cada tipo de serviço possuir seu próprio Evento com descrições distintas.
Cada evento terá seu próprio grupo contábil na integração. Honorários, Fretes, etc. Que serão agrupados aos pares conforme a combinação das contas no plano.
Para configurar os recibos de autônomos deverá ser informado o terceiro campo na guia 1-Geral. Exemplo para honorários:
D: Honorários (nas Despesas) C: Honorários a Pagar (no Passivo)

ou com outra conta no passivo:
D: Honorários (nas Despesas) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)

2.4-Recibos de 13º Salário

Os recibos de gratificação natalina serão configurados lançamentos padrão na guia 2-13º Salário, dos grupos contábeis da integração. Porém, este provê de duas configurações: adiantamento (primeira parcela) e parcela final (segunda parcela).

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A configuração do décimo terceiro salário varia para cada empresa dependendo do regime adotado: caixa ou competência. Para ambos os casos, o Adiantamento de 13º pode ser feito da mesma forma. Sua configuração deverá estar no primeiro campo na guia 2-13º Salário, com o seguinte lançamento padrão:
D: Adiantamento de 13º Salário (no Ativo) C: Caixa/Banco (no Ativo)

A segunda parcela (parcela final) abrange o valor total do décimo terceiro (12/12), descontando o adiantamento de décimo terceiro. Pode ser configurado de duas formas, de acordo com seu regime:
2.4.1-Regime de Caixa
O regime de caixa efetuará a provisão integral da despesa quando gerado o recibo de décimo terceiro. Utilizado por empresas que não realizam o controle mensal da provisão da despesa, devido a um maior esforço de controle e conferência.
Para configurar a parcela final, deverá ser informado no segundo campo na guia 2-13º Salário um lançamento padrão com as seguintes características:
D: 13º Salário (nas Despesas) C: 13º Salário a Pagar (no Passivo)

ou com outra conta no passivo:
D: 13º Salário (nas Despesas) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)

2.4.2-Regime de Competência (Provisão 1/12)
Quando regime por competência a despesa já estará provisionada. No momento da geração da parcela final de décimo terceiro não será necessário provisionar novamente essa despesa. Para mais detalhes veja em Provisão 1/12.
Resta apenas dar baixa da provisão de salário, do FGTS e do INSS Patronal. Para cada uma das contas de provisão deverá ser informado no segundo campo, na guia 2-13º Salário, porém, cada um em seu devido grupo:
Provisionamento de 13º grupo Remuneração
D: Provisão 13º (no Passivo) C: 13º Salário a Pagar (no Passivo)
Provisionamento do FGTS do 13º grupo FGTS
D: Provisão 13º FGTS (no Passivo) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Provisionamento do INSS do 13º (INSS Patronal) grupo INSS da Empresa. Ver mais em Despesas da Empresa
D: Provisão 13º INSS (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)

Atenção: se no momento da provisão mensal 1/12 a empresa optar em creditar diretamente em contas no passivo como FGTS a Recolher, INSS a Recolher, não deve ser informado lançamentos padrão conforme demonstrado acima. Deixar em branco.

2.5-Recibos de Férias

Os recibos de férias serão configurados lançamentos padrão na guia 3-Férias, dos grupos contábeis da integração.

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Assim como os recibos de décimo terceiro, a configuração dos recibos de férias variam para cada empresa, dependendo do regime adotado: caixa ou competência:
2.5.1-Regime de Caixa
O regime de caixa efetuará a provisão integral da despesa quando gerado o recibo de férias. Utilizado por empresas que não realizam o controle mensal da provisão da despesa, devido a um maior esforço de controle e conferência.
Para configurar deverá ser informado no primeiro campo na guia 3-Férias um lançamento padrão com as seguintes características:
D: Férias (nas Despesas) C: Férias a Pagar (no Passivo)

ou com outra conta no passivo:
D: Férias (nas Despesas) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)

Atenção: no regime de caixa, mesmo que o período do gozo ocupe mais de um mês, será provisionado a despesa integralmente no primeiro mês, no momento do seu pagamento. Caso a empresa opte em provisionar proporcionalmente conforme o período de gozo do mês, deverá acessar em Arquivos/Sistema - Folha, e informar o campo Contabilização das Férias como "Recibo Normal".

2.5.2-Regime de Competência (Provisão 1/12)
Quando regime por competência a despesa já estará provisionada. No momento da geração do recibo de férias não será necessário provisionar novamente essa despesa. Para mais detalhes veja em Provisão 1/12.
Resta apenas dar baixa da provisão de salário, do FGTS e do INSS Patronal. Para cada uma das contas de provisão deverá ser informado no primeiro campo, na guia 3-Férias, porém, cada um em seu devido grupo:
Provisionamento da Remuneração de Férias grupo Remuneração
D: Provisão Férias (no Passivo) C: Férias a Pagar (no Passivo)
Provisionamento do FGTS das Férias grupo FGTS
D: Provisão Férias FGTS (no Passivo) C: FGTS a Recolher (no Passivo)
Provisionamento do INSS das Férias (INSS Patronal) grupo INSS da Empresa. Ver mais em Despesas da Empresa
D: Provisão Férias INSS (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)

Atenção: se no momento da provisão mensal 1/12 a empresa optar em creditar diretamente em contas no passivo como FGTS a Recolher, INSS a Recolher, não deve ser informado lançamentos padrão conforme demonstrado acima. Deixar em branco.

2.5.3-Evento de Desconto de INSS
O evento de desconto de INSS das férias não é o valor efetivo que será enviado para sefip, para a geração da guia de GPS. No caso das férias, o INSS é retido integralmente, mesmo que o período de gozo ocupe mais de um mês.
A contabilidade tradicional sugere um lançamento padrão, no grupo Desconto de INSS, na guia 3-Férias, com as seguintes características:
D: Férias a Pagar (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)

Para ver uma nova forma de contabilização, veja em Tutorial - Conta Transitória INSS Férias.
2.5.4-Reembolso de INSS das Férias
O evento de reembolso de INSS retido nas férias, serve para "devolver" ao funcionário o valor retido de INSS das férias para o recibo normal, onde será recalculado o INSS do mês o qual será enviado para a sefip e posteriormente para a geração da guia de GPS.
Esse evento terá seu próprio grupo contábil, Reembolso de INSS das Férias, e será configurado um lançamento padrão com as seguintes características:

Recibo Normal primeiro campo: 1-Geral
D: INSS a Recolher (no Passivo) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)
Sócios segundo campo: 1-Geral
Não informar
Autônomos terceiro campo: 1-Geral
Não informar
13º primeiro segundo campo: 2-13º Salário
Não informar
Férias primeiro campo: 3-Férias
Não informar
Rescisão (Saldo de Salário) primeiro campo: 4-Rescisão
D: INSS a Recolher (no Passivo) C: Rescisão a Pagar (no Passivo)
13º na Rescisão segundo campo: 4-Rescisão
Não informar
Férias na Rescisão terceiro campo: 4-Rescisão
Não informar
Provisões 1/12
Não informar

Para ver uma nova forma de contabilização, veja em Tutorial - Conta Transitória INSS Férias.

2.6-Recibos de Rescisão

Um recibo de rescisão pode conter outros tipos de folhas embutidas nela: saldo de salário (recibo normal), férias vencidas, férias proporcionais, décimo terceiro, etc. Fica a critério da empresa decidir se todas as despesas serão contabilizadas em uma única despesa Rescisão, ou cada tipo de folha em sua respectiva conta: Rescisão, 13º Salário, Férias.

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O rumo conta com três campos para fazer essa configuração. Um para as folhas de décimo terceiro, outro para férias e o primeiro para as demais folhas.
Por exemplo, para o grupo contábil Remuneração que envolve todos os eventos de proventos, deverá ser configurado lançamentos padrão com as seguintes características:
Rescisão, saldo de salário, demais despesas
D: Rescisão (nas Despesas) C: Rescisão a Pagar (no Passivo)
ou ainda outra conta de despesa
D: Ordenados e Salários (nas Despesas) C: Rescisão a Pagar (no Passivo)
13º Salário na Rescisão
D: 13º Salário (nas Despesas) C: Rescisão a Pagar (no Passivo)
Férias na Rescisão
D: Férias (nas Despesas) C: Rescisão a Pagar (no Passivo)

2.6.1-Eventos de Descontos na Rescisão
Perceba que em uma rescisão poderá haver saldo de salário e nele descontos de farmácia, supermercado, etc. Para recibos normais é realizado um lançamento padrão que debita dos Ordenados e Salários a Pagar. Quando esses eventos surgirem em rescisões, deve-se debitar da conta Rescisão a Pagar.
Por exemplo, empresas que tiverem convênio com um supermercado, deverá criar um grupo Supermercado, e configurar no primeiro campo, mas na guia 4-Rescisão com um lançamento padrão com as seguintes características:
D: Rescisão a Pagar (no Passivo) C: Supermercado a Pagar (no Passivo)


3-Configurando lançamentos padrão para a empresa

Na tela de configuração de lançamentos padrão da empresa, será possível configurar as despesas de: INSS da empresa, PIS sobre folha, apropriação de compensações, entre outros. Basta acessar Arquivos/Folha/Integração Contábil, na guia 2-Empresa, e clique em incluir. Essa configuração deverá ser feita para cada empresa no sistema. Veja mais sobre sincronismo de configuração para outras empresas em Sincronizar Integração Contábil.

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Caso já exista adicionado uma configuração, apenas selecione o registro e clique em Alterar.

3.1-INSS Patronal

Ao incluir uma configuração contábil para o INSS da empresa, informe no campo Nome uma descrição sobre a configuração (INSS da Empresa), e no campo Tributos selecione a opção INSS (FPAS, RAT, Terceiros) para o lado direito.

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Deverá ser informado em todos os campos na guia 1-Geral, um lançamento padrão com as seguintes características:
D: INSS (nas Despesas) C: INSS a Recolher (no Passivo)

O mesmo deverá ser informado no primeiro campo na guia 4-Rescisão, referente ao INSS da empresa sobre o saldo de salário. Para as folhas de férias e décimo terceiro, a configuração irá variar conforme o regime adotado pela empresa: caixa ou competência:
3.1.1-Regime de Caixa
O regime de caixa efetuará a provisão integral da despesa de INSS quando gerado os recibos. Utilizado por empresas que não realizam o controle mensal da provisão da despesa, devido a um maior esforço de controle e conferência.
Para configurar o INSS Patronal de férias, deverá ser informado no primeiro campo na guia 3-Férias um lançamento padrão com as seguintes características:
D: INSS (nas Despesas) C: INSS a Recolher (no Passivo)

Para configurar o INSS Patronal de 13º Salário, deverá ser informado no segundo campo na guia 2-13º Salário um lançamento padrão com as seguintes características:
D: INSS (nas Despesas) C: INSS a Recolher (no Passivo)

Para configurar o INSS Patronal de 13º Salário na Rescisão, deverá ser informado no segundo campo na guia 4-Rescisão um lançamento padrão com as seguintes características:
D: INSS (nas Despesas) C: INSS a Recolher (no Passivo)

3.1.2-Regime de Competência (Provisão 1/12)
Quando regime por competência a despesa de INSS da empresa já estará provisionada. No momento da geração dos recibos não será necessário provisionar novamente essa despesa. Para mais detalhes veja em Provisão 1/12.
Resta apenas dar baixa da provisão do INSS Patronal.

Para baixar a provisão de INSS Patronal de férias, deverá ser informado no primeiro campo na guia 3-Férias um lançamento padrão com as seguintes características:
D: Provisão Férias INSS (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)

Para baixar a provisão de INSS Patronal do 13º Salário, deverá ser informado no segundo campo na guia 2-13º Salário um lançamento padrão com as seguintes características:
D: Provisão 13º INSS (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)

Para baixar a provisão de INSS Patronal do 13º Salário na Rescisão, deverá ser informado no segundo campo na guia 4-Rescisão um lançamento padrão com as seguintes características:
D: Provisão 13º INSS (no Passivo) C: INSS a Recolher (no Passivo)

3.2-PIS sobre Folha

Seu funcionamento é igual a configuração do INSS Patronal. Para mais detalhes veja o tópico anterior, substituindo as contas de INSS para as de PIS.

3.3-Apropriação de compensação oriundas de Retenção de NF, Salário Família e Maternidade

O programa do SEFIP prevê compensação de INSS de três origens, nesta sequência: retenção de INSS de notas fiscais, salário família e salário maternidade. Caso a guia de GPS não tenha suprido o montante de compensação gerado no mês devido a algum desses três motivos, a diferença poderá ser compensada no próximo mês. Até mesmo salário família que geralmente se tem um valor pequeno, pode acontecer de "sobrar" para compensar no próximo mês.
O Rumo possui o recurso no módulo de folha de pagamento para apropriar automaticamente o INSS a compensar. Porém, essas apropriações devem ser contabilizadas no módulo contábil.
Antes de configurar o lançamento padrão para tal ato, é preciso modificar a configuração dos eventos de salários família, maternidade e retenção de NF. Por exemplo, anteriormente foi definido a configuração do salário família com um lançamento padrão com a seguinte característica:
D: INSS a Recolher (no Passivo) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)

Deverá ser alterado esse lançamento padrão, pois dessa forma sempre será debitado o valor total do salário família do INSS a Recolher, ocasionando um saldo negativo dessa conta, impossibilitando a conferência da guia de GPS com o saldo da conta.
A nova forma de configurar o salário família será debitando em uma conta no ativo, de INSS a Recuperar, da seguinte maneira:
D: INSS a Recuperar (no Ativo) C: Ordenados e Salários a Pagar (no Passivo)

Da mesma forma será configurado a provisão da retenção de NF e do salário maternidade, para que sempre credite na conta INSS a Recuperar. Assim, será possível configurar a apropriação de compensação.

Para configurar a apropriação acesse Arquivos/Folha/Integração Contábil na guia 2-Empresa, e inclua um novo registro. Informe no campo Nome uma descrição conveniente para a apropriação, e no campo Tributos selecione para a direita a opção Apropriação Compensação. Informe no primeiro campo na guia 1-Geral um lançamento padrão com a seguinte característica:
D: INSS a Recolher (no Passivo) C: INSS a Recuperar (no Ativo)

Sempre que houver um fato gerador de compensação no mês, haverá um saldo na conta INSS a Recuperar, e o sistema automaticamente "abaterá" o valor possível de ser apropriado.
3.3.1-Relatório de Apropriação de Compensação
O Rumo conta com um relatório para conferir o valor de deduções de INSS do mês, o quanto foi apropriado no mês, e o saldo a compensar para o próximo mês. Para mais detalhes veja Apropriação de Compensações.

3.4-Provisão da Retenção de INSS em Nota Fiscal

Ao lançar uma nota fiscal no módulo fiscal do rumo que tenha retenção de INSS da nota fiscal, fica de responsabilidade do operador em contabilizar este valor do INSS para a conta INSS a Recuperar, pois se a empresa faz o controle das contas a receber/pagar (parcelamento), a contra-partida nem sempre será o Caixa. Pode ser uma conta de cliente/fornecedor.
Caso a empresa sempre opte em realizar contra o Caixa, e o operador não fará a contabilização manual direto na nota fiscal, o módulo de integração contábil da folha permite configurar um lançamento padrão para provisionar automaticamente o total de INSS retido na nota.
Para isso, acesse Arquivos/Folha/Integração Contábil na guia 2-Empresa, e inclua um novo registro. Informe no campo Nome uma descrição conveniente para a provisão, e no campo Tributos selecione para a direita a opção Provisão Retenção INSS. Informe no primeiro campo na guia 1-Geral um lançamento padrão com a seguinte característica:
D: INSS a Recuperar (no Ativo) C: Caixa (no Ativo)


4-Visão gerencial por filiais utilizando as mesmas contas contábeis do plano

Para as empresas que possuirem mais de um estabelecimento/filial e não tem interesse em manter contas contábeis distintas no plano de contas para cada loja, o Rumo conta com Centros de Custo, que permite agrupar os lançamentos contábeis nas mesmas contas do plano, porém oferece relatórios filtrados por custos/lançamentos de uma determinada filial.
Os centros de custos não servem apenas para detalhar estabelecimentos, mas qualquer tipo de visão diferenciado de uma empresa. Um mesmo estabelecimento pode apresentar mais de um centro de custo.
A configuração é simples, basta informar no cadastro dos Contratos da folha (em Arquivos/Folha/Contratos) o campo Centro de custo, situado na guia "2-Dados Gerenciais". Caso não exista nenhum centro de custo cadastrado, o mesmo poderá ser incluído para essa empresa.
Assim sendo, ao contabilizar a folha os lançamentos contabéis terão a marca do "centro de custo" a qual pertencem. Relatórios como DRE, Balancete, Livro Razão e Folha Analítica poderão ser consultados por determinado centro de custo.
Atenção: na integração contábil, ao configurar lançamentos padrão nos grupos contábeis, é visível o campo centro de custo. Não é necessário informar esse campo. Ele será utilizado apenas para quem deseja separar as informações no plano de contas.

4.1-Configurando tomadores/obras

Da mesma forma que pode ser configurado contratos de trabalho para um determinado centro de custo, é possível definir tomadores de serviço sendo centros de custo. Para isso, acesse Arquivos/Folha/Tomadres-Obras, altere ou inclua um tomador. Basta informar o campo Centro de custo com o valor desejado. Assim poderá consultar relatórios contábeis com as informações pertinentes desse tomador.

5-Separando filiais por conta contábil no plano

Se houver exigência da empresa/legislação em separar as informações de filiais no plano de contas, o Rumo permite configurar lançamentos padrão para cada estabelecimento.
Inicialmente é preciso informar no cadastro dos Contratos da folha (em Arquivos/Folha/Contratos) o campo Centro de custo, situado na guia "2-Dados Gerenciais". Caso não exista nenhum centro de custo cadastrado, o mesmo poderá ser incluído para essa empresa. Deverá ser feito para todos os contratos de todos os estabelecimentos da empresa.
Uma vez configurado, o próximo passo será acessar a configuração da Integração Contábil em Arquivos/Folha/Integração Contábil. Para cada grupo contábil, deverá incluir uma nova configuração da empresa, porém informando o campo Centro de Custo, e criar novos lançamentos padrão de acordo com as contas contábeis para essa filial. Veja na imagem abaixo como ficaria a configuração.

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5.1-Separando tomadores/obras

Da mesma forma que pode ser configurado contratos de trabalho para um determinado centro de custo, é possível definir tomadores de serviço sendo centros de custo. Para isso, acesse Arquivos/Folha/Tomadres-Obras, altere ou inclua um tomador. Basta informar o campo Centro de custo com o valor desejado. Assim poderá consultar relatórios contábeis com as informações pertinentes desse tomador.
Após configurado os tomadores, deverá efetuar os mesmos passos do tópico anterior, ajustando a integração contábil para que seus grupos tenham diferentes lançamentos padrão para cada centro de custo.

6-Provisão mensal 1/12 para Férias e 13º

As empresas que adotarem o regime de competência farão a provisão de despesa para férias e décimo terceiro mensalmente. Para habilitar essa opção, acesse Arquivos/Empresas, localize o campo Gerar Provisões na guia 4-Folha, e informe Sim para gerar as provisões mensais.

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O próximo passo é na integração contábil identificar todos os grupos que representam eventos de proventos, como Remuneração, Horas Extras, etc. Deverá alterar sua configuração, e na guia 5-Provisões 1/12 informar os seguintes lançamentos padrão:
Provisionamento de 13º
D: 13º Salário (nas Despesas) C: Provisão 13º (no Passivo)
Provisionamento de Férias
D: Férias (nas Despesas) C: Provisão Férias (no Passivo)


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Para configurar a provisão de FGTS, deverá alterar o grupo FGTS com os seguintes lançamentos padrão:
Provisionamento de 13º
D: FGTS (nas Despesas) C: Provisão 13º FGTS (no Passivo)
Provisionamento de Férias
D: FGTS (nas Despesas) C: Provisão Férias FGTS (no Passivo)

Para configurar a provisão do INSS da Empresa, deverá alterar o grupo INSS da Empresa, porém na guia 2-Empresas, com os seguintes lançamentos padrão:
Provisionamento de 13º
D: INSS (nas Despesas) C: Provisão 13º INSS (no Passivo)
Provisionamento de Férias
D: INSS (nas Despesas) C: Provisão Férias INSS (no Passivo)


7-Sincronizando configurações para outras empresas

Basta configurar uma empresa e replicar a configuração para as outras. Para mais detalhes veja em Sincronizar Integração Contábil.

8-Realizando a contabilização da folha

Depois da integração configurada, basta processar a contabilização de um determinado mês. Veja mais em Contabilização da Folha.

9-Relatório de divergências de eventos na integração contábil

Caso depois de configurado a integração não fechar os valores das contas com a Folha Analítica, o Rumo disponibiliza um relatório de conferência para ajudar a localizar as inconsistências. Para mais detalhes veja em Divergências de Eventos na Integração Contábil.