Tutorial - Contabilização do Fiscal

Introdução

Para agilizar a rotina dos escritórios e melhorar a integração entre as equipe e setores de trabalho, o Rumo oferece através de configurações a integração entre escrita fiscal e contábil automaticamente, possibilitando assim facilidades como a contabilização automática de notas fiscais, desdobramento em centros de custos e geração de contas a pagar/receber, trazendo velocidade e praticidade no uso do sistema.

Configurando a empresa

Visando facilitar e agilizar o processo de contabilização das notas fiscais, o Rumo disponibiliza uma configuração para contabilizar automaticamente as notas fiscais lançadas no sistema. Para efetuar essa configuração, abra o cadastro da empresa pelo menu Arquivo >> Empresas, e selecione a guia 3-Fiscal, nela há a possibilidade de configuração tanto para lançamentos de entrada como saída. Com a tela aberta, selecione a opção Contabilização automática como Sim. Dessa forma, ao incluir uma nota fiscal nova o sistema irá contabilizar ela automaticamente com base nas regras definidas pelo código contábil informado na mesma.
Na mesma tela, encontram-se as configurações de grupo contábil para criação de contas automáticas para clientes e fornecedores. Quando ocorre a contabilização automática de uma nota fiscal e o parceiro da mesma ainda não possua uma conta no plano de contas da empresa, a mesma será criada automaticamente no grupo cadastrado nessa configuração. Sendo a nota em questão uma entrada, será criada uma conta filha para a conta selecionada como Grupo dos Fornecedores, caso for uma saída, a conta será criada na conta selecionada para o Grupo dos Clientes. O não preenchimento das configurações de grupo para as contas não impede a contabilização automática, no entanto as contas serão criadas soltas no plano, já que não existe configuração para saber em qual grupo as mesmas deverão ser inseridas, criando contas de primeiro nível.

Códigos contábeis

Os códigos contábeis servem como configuração de como o sistema irá realizar a contabilização das notas fiscais. Para criar um, vá ao menu Arquivo >> Livros Fiscais >> Códigos Contábeis. Nele podem ser feitas as configurações de como serão tratados os valores pertinentes à mercadorias e serviços, a forma de encontrar a conta de contra partida e o histórico utilizado para o lançamento contábil a ser gerado.
Veja um exemplo para contabilização de vendas de mercadorias a vista.



Analisando os campos disponíveis na tela, temos as seguintes informações:

• Apelido: Nome curto para facilitar a busca na seleção do código.
• Mercadorias: Conta contábil na qual serão contabilizados valores inerentes a vendas/compras/devoluções de mercadorias. Todos valores que não constituirem base para ISS.
• Hist.Merc: Histórico utilizado no lançamento contábil gerado referente a contabilização de mercadorias.
• Serviços: Conta contábil na qual serão contabilizados valores referentes à prestação de serviços, valores que integrem a base de ISS.
• Hist.Serv: Histórico utilizado no lançamento contábil gerado referente a contabilização de serviços prestados.
• Tipo da CP: Auxilia na inferência automática da conta de contra partida. As opções disponíveis são:
  • Informado: Quando esta opção é selecionada, a conta de contra partida utilizada é a conta informada no campo Contra partida.
  • Cliente: Quando selecionada a opção cliente, a contra partida para a contabilização será a conta contábil de cliente do parceiro informado na nota fiscal. Se a conta não existir, será criada automaticamente no grupo de clientes selecionado no cadastro da empresa.
  • Fornecedor: Quando selecionada a opção fornecedor, a contra partida para a contabilização será a conta contábil de fornecedor do parceiro informado na nota fiscal. Se a conta não existir, será criada automaticamente no grupo de fornecedores selecionado no cadastro da empresa.
  • Simples: Se esta opção estiver selecionada, será gerado um lançamento de partida simples.
• Contra partida: Conta utilizada como contra partida quando tipo da contra partida selecionado for Informado. Nos casos de Cliente ou Fornecedor este campo deve ser deixado em branco, o sistema irá buscar automaticamente a conta correta no momento da contabilização. Sendo Simples, o campo deve ficar vazio.
• Desdobramento C/C: Essa funcionalidade somente está disponível para quem adquiriu o módulo gerencial. Esse desdobramento permite fazer o rateio dos custo (compras) e receitas (vendas) pelos centros de custo da empresa. Selecione a configuração de centros desejada.

Para utilização nos históricos existem macros pré-definidos de auto-substituição no momento da contabilização. As letras envoltas entre colchetes são substituídas pelas informações referentes a nota fiscal sendo contabilizada. As macros disponíveis são:

• [E]: Espécie do documento.
• [P]: Nome do parceiro da nota fiscal.
• [N]: Número da nota fiscal.
• [TP]: Total de parcelas (contas) geradas em movimentações a prazo.
• [PA]: Número da parcela atual a que se refere o lançamento em notas fiscais a prazo.
• [DMA]: Dia, mês e ano no formato dd/mm/aaaa
• [MA]: Mês e ano no formato mm/aaaa
• [DM]: Dia e mês no formato dd/mm
• [D]: Dia a que se refere o documento fiscal.
• [M]: Mês no formato numérico a que se refere o documento fiscal.
• [MM]: Mês por extenso a que se refere o documento fiscal.
• [A]: Ano do documento.

Veja um exemplo utilizando o Tipo da CP como fornecedor. Neste caso no momento da contabilização a conta de contra partida será a conta contábil de fornecedor do parceiro da nota fiscal em questão, caso ela não exista, será criada pelo sistema. Repare também, a forma de montar o histórico do lançamento utilizando macros.

Processo de contabilização

Mesmo que a opção para contabilização automática não esteja ativada, ainda assim é possível contabilizar de forma rápida, todas as notas fiscais de um determinado período. Para isso, o processo de Contabilizar/Excluir pode ser utilizado. Para utilizá-lo, vá ao menu Lançamentos >> Livros Fiscais >> Contabilizar/Excluir, selecione o período de notas fiscais a ser afetado e as opções que achar conveniente.
As opções disponíveis são:

• Contabilizar Entradas: marque Sim para contabilizar as notas fiscais de entrada.
• Contabilizar Saídas: marque Sim para contabilizar as notas fiscais de saída.
• Excluir/Refazer Entradas: marque Sim nesta opção caso deseje excluir a contabilização já existente nas notas fiscais de entrada.
• Excluir/Refazer Saídas: marque Sim nesta opção caso deseje excluir a contabilização já existente nas notas fiscais de saída.

Caso tenha selecionado para excluir a contabilização de notas de entrada ou saídas, você deve selecionar quais tipos de contabilização devem ser excluídos, caso contrário, nenhum lançamento será eliminado. Se as opções para excluir entradas ou saídas não estiverem selecionadas, mesmo que estejam selecionados tipos de lançamentos para exclusão, nenhum lançamento será excluído. As opções de tipos de lançamentos são:

• Excluir Lanç. feitos pelo sistema: marcando esta opção como Sim, todos os lançamentos contábeis que estejam com gerador marcado como Sistema, serão excluídos.
• Excluir Lanç. feitos pelo usuário: marcando esta opção como Sim, todos os lançamentos contábeis que estejam com gerador marcado como Usuário, serão excluídos.
• Excluir Lanç. alterados pelo usuário: marcando esta opção como Sim, todos os lançamentos contábeis que estejam com gerador marcado como Alterado, serão excluídos.

IMPORTANTE: Somente serão contabilizadas por este processo notas fiscais que não tenham lançamentos contábeis. Portanto, se a nota fiscal já estiver contabilizada e as opções de exclusão de contabilização não estiverem selecionadas, a nota fiscal não será contabilizada novamente.

Exemplo: notas fiscais com venda e serviço

Para demonstrar o uso e funcionamento do código contábil, utilizemos como exemplo uma nota fiscal conjugada com R$ 2.000,00 de valor contábil. Desse valor, R$ 1.000,00 correspondem a vendas com incidência de ICMS e o restante a prestação de serviços. Dessa forma, teremos dois lançamentos de tributos na nota fiscal, um para a venda e um para o serviço, como demonstrado na imagem abaixo.



Esta nota fiscal pode ser contabilizada de várias formas:

• Automaticamente, caso a opção esteja selecionada no cadastro da empresa
• Clicando no botão Contabilizar da guia 2-Contábil da nota fiscal
• Pelo processo de contabilização em Lançamentos >> Livros Fiscais >> Contabilizar/Excluir
• Manualmente, criando os lançamentos contábeis

Lembrando que para que as três primeiras opções funcionem, a nota deve estar com o código contábil informado, somente assim o sistema conseguirá gerar o lançamento desejado.
Para o exemplo, foi utilizado o seguinte código contábil.



Repare que nele estão informadas tanto a conta para contabilização de valores referentes a mercadorias como para serviços, já que na nota fiscal em questão existem ambos. Mesmo que houvesse apenas um dos valores, este mesmo código poderia ser utilizado, o lançamento gerado seria apenas um, sendo para prestação de serviços ou mercadorias, com sua conta específica.
Após a contabilização gerada, não importando a forma escolhida, o resultado obtido é o seguinte:



Dois lançamentos foram gerados na contabilidade, um para cada situação da nota fiscal com seus devidos valores. Como para o campo Tipo da CP estava selecionada a opção Cliente, o sistema utilizou como contra partida do lançamento a conta de cliente do parceiro em questão na nota fiscal. Outro resultado da configuração feita pelo código contábil é o histórico dos lançamentos, repare que os macros [N] e [P] do histórico foram substituídos pelas informações da nota fiscal. O histórico pode ser montado da forma desejada, utilizando-se dos macros definidos na sessão Códigos Contábeis deste tutorial. Veja como ficou o histórico no lançamento gerado referente a prestação de serviços após a substituição dos macros.

A marcação [N] foi substituída pelo número da nota fiscal (35.484) e a marcação [P] pelo nome do parceiro (Cliente no Estado), gerando o histórico final.

Conferência dos dados do exemplo

Para uma conferência de forma simples dos lançamentos gerados pela contabilização das notas fiscais, utilize o Borderô de Contabilidade, localizado no menu Consultas >> Livros Fiscais >> Borderô para Contabilidade - Saídas. Este relatório irá buscar todas as notas fiscais do período selecionado e mostrar o código contábil e lançamentos de cada uma. Notas fiscais que não tenham código contábil informado serão listadas também, no entanto com o código em branco, permitindo assim saber quais não foram contabilizadas. No final do relatório encontra-se uma totalização por código contábil e outra por débitos e créditos. Clique na imagem para ampliar.

Contabilização manual

Apesar da facilidade introduzida pelo código contábil, existem casos específicos onde sua utilização não é necessária. Uma dessas ocasiões é quando ocorre um lançamento de aquisição de imobilizado. Pela necessidade de criação de uma conta específica no plano de contas para o bem, e como somente seria feito um lançamento de entrada do mesmo bem, recomenda-se fazer um lançamento contábil direto de forma manual, tendo em vista que se fosse criado o código contábil, ele somente seria utilizado uma única vez na entrada do bem, posteriormente tornando-se obsoleto. Outro caso seria quando a nota fiscal possuir várias situações diferentes, por exemplo, compra para imobilizado, revenda ou uso e consumo na mesma nota. Na indústria poderiamos ter o caso de venda de produtos industrializados e venda de produtos adquiridos de terceiros, que também deveriam ser contabilizados separados.

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